5 шагов к эффективной организации деловых поездок

0
56

Хорошо написанная политика деловых поездок предоставляет руководство для деловых путешественников, помогая организациям влиять на поведение сотрудников, управлять расходами, надлежащим образом использовать предпочитаемых поставщиков туристических услуг и обеспечивать безопасность путешественников. По этой причине важна качественная организации деловых поездок.

Несмотря на множество преимуществ тревел-политики, тревел-менеджеры по-прежнему сталкиваются с проблемами соблюдения требований.

Какую тревел-политику выбрать для вашего бизнеса? Как обновить уже существующую политику в отношении поездок, не вызывая лишнего беспокойства среди путешественников? Стоит ли рассматривать политику обязательных поездок? Как насчет установления гибких правил поездок?

В этой статье вы узнаете, какие существуют виды политики деловых поездок. Вы узнаете о плюсах и минусах каждого из его видов.

Обязательная политика деловых поездок

Политика обязательных поездок применяет строгие правила, которые ограничивают выбор путешественников в пользу определенных каналов бронирования, поставщиков, маршрутов и бюджетов. Записать ее в оптимальном виде поможет сервис по организации деловых поездок на сайте aerob2b.ru.

Например, от сотрудников может потребоваться бронировать все поездки (авиаперелет, отель и прокат автомобилей) через компанию по управлению поездками, специализированного агента по управлению поездками. Политика обязательных поездок также может применяться без участия управляющей поездками компании.

Многие фирмы выбирают этот тип политики, предписывая сотрудникам использовать определенную систему бронирования. Это может быть, например, Booking for Business, Kayak for Busienss, Airbnb for Work. В связи с тем, что сотрудники осуществляют бронирование только в одном канале, компания имеет полный контроль над тем, сколько и как сотрудник тратит деньги компании.

Преимущества

Обязательная политика в отношении поездок, если она хорошо написана, а затем должным образом обновлена, как правило, дает вам большие скидки с предпочтительными поставщиками (например, специальные тарифы на проживание в отелях и авиакомпаниях). С точки зрения компании, обязательная тревел-политика также дает наибольший контроль над расходами и исключает мошенничество. Во времена covid многие компании ужесточили тревел-политику в том числе из-за безопасности сотрудников в командировке.

Недостатки политики обязательных командировок порождают трения с работниками, в частности с «дорожниками», т.е. с теми работниками, которые проводят в командировках более 100 дней в году. У таких людей часто есть собственные скидки в отелях, которые они заработали годами, и другие преимущества, например, по программам лояльности. В результате они неохотно соблюдают правила туристической политики.

Недостатком «резкого» подхода к деловым поездкам может быть его более высокая стоимость, поэтому он не всегда является хорошим решением для небольших организаций. Крупные компании, которые хотят иметь полный контроль над своими расходами, должны нанять тревел-менеджера, который будет управлять тревел-политикой, вести переговоры о специальных ценах с поставщиками и т.д. специалист.